Kalau anda tanya setiap pasangan yang sudah berkahwin, mereka akan jawab pengurusan tetamu dan RSVP adalah perkara yang paling memeningkan. Mana taknya, ada yang respon RSVP cepat, ada yang last minute cancel, ada yang terus senyap seribu bahasa.
Tapi kita faham semua orang sibuk dengan urusan hingga tak sempat respons. Jadi, sewaktu plan majlis, lebih baik jika anda bersiap sedia dengan segala kemungkinan yang melibatkan tetamu seperti vendor, makanan, kerusi dan dewan.
Berikut adalah perkara-perkara yang TIDAK dan WAJIB anda lakukan untuk menguruskan perubahan tetamu dengan tenang dan santai.
Perkara yang TIDAK wajar dilakukan:
Panik yang tidak terkawal
Panik boleh mengganggu pertimbangan dan membuatkan keadaan lebih stres. Sebaliknya, tarik nafas dalam-dalam, nilai perubahan dengan tenang, dan hadapi penyesuaian dengan fikiran yang jelas
Kecil hati dan bertengkar
Perkara ini selalu berlaku di antara ahli keluarga. Sebaliknya, fokuskan untuk mencari penyelesaian praktikal. Bertanyalah dengan berhemah tentang sebab perubahan dan berkerja sama untuk memastikan peralihan berjalan lancar
Lambat berkomunikasi dengan vendor
Segera beritahu mereka mengenai penyesuaian tempat duduk dan katering untuk memastikan mereka mempunyai masa yang mencukupi untuk menyesuaikan perjalanan majlis lancar untuk tetamu anda.
Perkara yang WAJIB dilakukan:
1. Perancangan tempat duduk yang fleksibel
Sewaktu menyusun tempat duduk , disarankan membuat susunan yang fleksibel supaya dapat mengurangkan stres ketika susun semula. Contohnya saya letakkan keluarga rapat di meja 1-10 , kawan-kawan rapat di meja 20-30 dan selebihnya untuk jiran-jiran dan tetamu yang tak dijangka
2. Masukkan 'buffer' dalam pesanan katering
Semasa menetapkan pesanan makanan, sertakan sedikit margin jumlah untuk tetamu yang mungkin hadir tanpa jangkaan contohnya: tambahan 50 orang. Kemudian buat pelan alternatif seperti pesan tambahan lauk sampingan tanpa menimbulkan kos tambahan melampau.
3. Komunikasi yang jelas
Beritahu para jemputan siap-siap supaya balas RSVP sebelum tarikh sekian dan minta untuk hubungi anda terlebih awal jika ada perubahan jemputan.
4. Beri tempoh masa RSVP yang cukup
Tetapkan tarikh akhir atau 'deadline' kepada tetamu untuk RSVP seperti seminggu sebelum majlis supaya dapat memberi masa yang cukup untuk buat perubahan dan hubungi jemputan yang lewat memberi respons.
5. Guna teknologi untuk kemas kini yang pantas
Guna aplikasi sistem tetamu atau kad undangan digital yang membolehkan kemas kini RSVP secara masa nyata atau realtime update supaya dapat melaraskan susunan tempat duduk dan katering dengan cepat pada saat akhir.
Aplikasi Majlisku membolehkan anda menghantar jemputan peribadi dan realtime RSVP untuk mudahkan anda uruskan hubungi jemputan yang belum respon dan kemas kini senarai tetamu.
"Bulat Air Kerana Pembentung, Bulat Manusia Kerana Muafakat"
Asam garam hidup bermasyarakat yang banyak ragam, jadi sangat penting untuk anda tetap tenang dan fleksibel menghadapi perubahan tak terduga, dan mencapai kata sepakat dapat membantu mengekalkan keharmonian antara keluarga, kawan-kawan, jiran dan saudara di hari istimewa
